In fast jedem Schweizer Ingenieur- und Architekturbüro liegt das gesamte Projekt- und Firmenwissen seit Jahren auf Microsoft 365, SharePoint und OneDrive: alte Offerten, SIA-Honorarvereinbarungen, städtische Normalien und Baustellenberichte. Die Ordner- und Berechtigungsstrukturen spiegeln die gewachsenen Rollen im Büro wider. Wenn Software-Anbieter vorschlagen, Dokumente in ein «neues KI-DMS» zu migrieren, winkt die Geschäftsleitung zu Recht ab: doppelte Datenhaltung, Umschulungsaufwand und unkalkulierbare Berechtigungsrisiken.
Leistera verfolgt einen anderen Ansatz: Zero Migration. Die Ordnerstruktur auf SharePoint bleibt die alleinige Quelle der Wahrheit. Leistera bindet sich rein lesend über Microsoft Graph an und prüft bei jeder Abfrage die bestehenden Zugriffsrechte der fragenden Person.
Berechtigungen werden bei jeder einzelnen Suchabfrage in Echtzeit ausgewertet. Ein Praktikant sieht niemals interne Nachkalkulationen oder Partner-Honorarabsprachen, selbst wenn diese im selben Mandatsordner liegen.
| Kriterium | Traditionelle Migration / KI-Silos | Zero-Migration (Leistera) |
|---|---|---|
| Speicherort | Kopieren in Cloud-Silos des Anbieters | Bleibt 100% in Ihrem Microsoft SharePoint / M365 Tenant |
| Rechteverwaltung | Separate Nutzerverwaltung, Risiko von Datenlecks | Respektiert Entra ID (Azure AD) Berechtigungen in Echtzeit |
| Schreibrechte | Schreibt oft automatisch in Ordner zurück | Strikt lesende Schnittstelle (Read-Only Graph Scopes) |
| Umstellungsaufwand | Monatelange Migration & Mitarbeiterschulung | Inbetriebnahme in wenigen Stunden ohne Arbeitsunterbruch |
Lesen statt schreiben: Berechtigungen in Echtzeit
Der Zugriff erfolgt ausschliesslich lesend über die offizielle Microsoft Graph API. Das bedeutet: Kein System benennt eine Datei um, verschiebt Pläne oder schreibt Entwürfe ungefragt in das Projektarchiv zurück. Die Dateien bleiben exakt dort liegen, wo die Mitarbeitenden sie im Windows Explorer oder in Teams suchen.
Dabei gilt dieselbe Berechtigungslogik wie im Dateisystem: Darf die Partnerin einen vertraulichen Ordner mit Honorarabsprachen einsehen, der Praktikant jedoch nicht, so wird diese Rechtestruktur bei jeder einzelnen Frage in Echtzeit durchgesetzt. Es gibt keinen globalen, ungesicherten KI-Index, der Berechtigungen aufweicht oder interne Daten unbefugt offenlegt.
- Keine Migration, kein Import: Bestehende Ordnerstrukturen und Metadaten bleiben unverändert erhalten.
- Rechteprüfung pro Abfrage: Entra ID / M365-Berechtigungen greifen dynamisch bei jeder Antwort.
- Schreibschutz als Prinzip: Keine automatische Veränderung oder Überschreibung bestehender Projektakten.
Warum Volltextsuche und Standard-Copilot nicht ausreichen
Eine standardmässige Volltextsuche in Microsoft 365 oder ein allgemeiner Copilot indexiert Wörter quer über alle Dateien. In der Schweizer Planungspraxis führt das zu einem gravierenden Problem: Im Ordner liegen oft fünf Dokumente mit fast identischen Bezeichnungen, darunter zwei abgelöste Fassungen (z.B. Normalie 103 von 1998), ein interner Arbeitsentwurf, eine unvollständige Sammlung und eine tatsächlich rechtsgültige Ausgabe von 2022.
Eine textbasierte Standardsuche listet alle fünf Treffer auf oder bevorzugt die zuletzt geänderte Datei. Sie öffnet jedoch nicht die Titelseite, um die Gültigkeitsklausel zu prüfen. Und sie findet keine Masslinien, wenn eine Fahrbahnbreite von 8.00 m ausschliesslich im Querschnittsplan eingezeichnet ist. Der Unterschied zwischen «SharePoint durchsuchen» und «eine haftungssichere Offerte schreiben» ist der Unterschied zwischen einem zufälligen Treffer und einer verifizierten Fundstelle.
Dubletten und abgelöste Normen transparent markieren
Anstatt Dokumente eigenmächtig auszusortieren, arbeitet Leistera mit klaren Statusmeldungen: Gilt, Ersetzt oder Entwurf. Zitiert eine Frage eine alte Vorlage, weist das System explizit darauf hin, dass eine neuere Ausgabe im Archiv existiert und auf welcher Seite sich die Vorgaben geändert haben.
So bleibt die Historie nachvollziehbar: Warum eine frühere Projektphase nach den Normen von 2015 gebaut wurde, bleibt im Ordner dokumentiert. Für die neue Offerte wird jedoch automatisch die massgebende Fassung herangezogen.
Datenschutz, Vertraulichkeit und Schweizer Recht
Datenschutz im Schweizer Bau- und Planungswesen ist kein Marketing-Label, sondern eine vertragliche Pflicht gegenüber privaten und öffentlichen Bauherren. Ihre Projektakten werden weder zum Trainieren fremder KI-Modelle verwendet noch an unautorisierte Drittdienste weitergegeben. Sämtliche Datenflüsse und Inferenzprozesse entsprechen den Vorgaben des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG).
Freigabe und Unterschrift bleiben beim Fachprofi
Die KI liefert einen präzisen, belegten Entwurf im Word-Format Ihres Büros. Jede normative Zahl, jeder Methodik-Satz und jede Leistungsabgrenzung nach SIA 102/103/108 trägt die Fundstelle mit Dokumentname, Ausgabedatum und Seitenzahl. Fehlt eine Information, wird dies transparent als «nicht gefunden» deklariert, anstatt plausible Zahlen zu erfinden.
Die fachliche Prüfung, die juristische Verantwortung und die rechtsverbindliche Unterschrift bleiben dort, wo sie hingehören: bei der Fachperson und der Geschäftsleitung im Büro.