Das revidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) stellen Qualität, Plausibilität und Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt der Vergabe. Doch die beste technische Methodik ist wertlos, wenn eine Offerte an formellen Kriterien scheitert. In der Schweizer Vergabepraxis werden rund 12 % der eingereichten Dossiers wegen Formfehlern vorzeitig ausgeschlossen.
Öffentliche Vergabestellen bei Bund, Kantonen und Gemeinden sind gesetzlich verpflichtet, formell unvollständige Angebote ohne inhaltliche Würdigung auszuschliessen. Für das anbietende Büro bedeutet dies den vollständigen Verlust der investierten Akquisitionsstunden.
Die 4 typischen Stolpersteine auf SIMAP
| Formfehler | Rechtsfolge (BöB / IVöB) | Typische Ursache im Büro | Prävention |
|---|---|---|---|
| Eignungsnachweis unvollständig | Sofortiger Ausschluss (Art. 26 BöB) | Referenzen decken Baukostenschwelle nicht ab | Automatisierter Abgleich aller SIA-Phasen 31–53 |
| Abgelöste Norm zitiert | Punktabzug / Mangel Fachsorgfalt | Alte Textbausteine aus Vorgänger-Offerte | Gültigkeitsprüfung Deckblatt vor Textgenerierung |
| Fehlende Subplaner-Erklärung | Formeller Ausschluss ohne Nachfrist | Verpflichtungserklärung fehlt im Anhang | Checkliste aller Muss-Beilagen vor dem Export |
| Abweichende Phasenstruktur | Ausschluss wegen Nichtvergleichbarkeit | Eigene Tabellenstruktur statt SIA 102/103 | Nativer Export in die amtliche Honorarvorlage |
Nach gefestigter Praxis des Bundesverwaltungsgerichts (BVGer) dürfen Vergabestellen bei echten Formfehlern keine Nachbesserung gewähren, um das Gleichbehandlungsgebot (BöB Art. 11) nicht zu verletzen.
- Unvollständige Eignungsnachweise: Eingereichte Referenzprojekte decken die geforderten Baukostenschwellenwerte oder die massgebenden SIA-Teilphasen (31 bis 53) nicht lückenlos ab.
- Zitate abgelöster Normenausgaben: Das Nennen veralteter Normenstände wird von Bewertungsgremien als Mangel an Fachsorgfalt gewertet und führt zu Punktabzügen.
- Fehlende Verpflichtungserklärungen von Subplanern: Einbezogene Spezialisten (z.B. für Geotechnik oder Brandschutz) haben keine rechtsgültig unterzeichnete Einverständniserklärung beigelegt.
- Abweichende Honoraraufteilung: Die Stundenaufteilung entspricht nicht der im Devis vorgegebenen Phasenstruktur nach SIA 102/103/108.
Systematische Vorprüfung vor der Unterschrift
Um formale Ausschlüsse zu verhindern, etablieren führende Planungsbüros eine zweistufige Qualitätskontrolle: Vor der Freigabe durch die Geschäftsleitung wird das Dossier systematisch gegen alle Muss-Kriterien des Pflichtenhefts abgeglichen.
Leistera automatisiert diesen Abgleich: Das System scannt die Ausschreibungsunterlagen, gleicht geforderte Nachweise mit Ihren vorhandenen Projektakten ab und warnt vor fehlenden Belegen, bevor die Offerte zur Unterschrift gelangt.